Inleiding
Een vergunning aanvragen lijkt een eenvoudige handeling. U gaat naar een loket en dient uw stukken in en wacht tot het bevoegd gezag daarop een besluit heeft genomen. Tot u ineens wordt geconfronteerd met een Bibob-vragenformulier. U wordt verzocht uw onderneming en financiering volledig uit te leggen, een procedure die tijdrovend en ingrijpend kan zijn. Hoe kunt u zich hier als ondernemer op voorbereiden?
In de eerste blog heb ik uitgelegd hoe de wet- en regelgeving in elkaar zit als het gaat om vergunningverlening en de Bibob-toets. In de tweede blog beschrijf ik mijn analyse van het Bibob-beleid van verschillende overheden in Gelderland en Brabant. In deze laatste blog worden praktische aandachtspunten en tips gegeven voor ondernemers die te maken (kunnen) krijgen met een Bibob-toets.
1. Controleer het Bibob-beleid van de gemeente
Hoewel de Wet Bibob landelijk geldt, kunnen gemeenten zelf bepalen wanneer en hoe zij deze toepassen. In het gemeentelijk beleid staat bijvoorbeeld welke sectoren standaard worden getoetst, welke bedragen als drempel gelden bij bouwactiviteiten en in welke gebieden extra scherp wordt getoetst.
Kijk dus voor het indienen van uw aanvraag wat het beleid is in de gemeente waar u actief bent. Zo kan het Bibob-beleid van de gemeente u niet verrassen en weet u beter waar u aan toe bent.
2. Inventariseer mogelijke risicofactoren
Soms kunt u zelf vooraf al beoordelen of uw aanvraag mogelijk aanleiding kan geven tot een Bibob-toets. Let bijvoorbeeld op of uw aanvraag valt binnen een risicocategorie. Ook de hoogte van de bouwsom kan een rol spelen; is uw aanvraag hoger dan het opgenomen drempelbedrag? Verder is het belangrijk om te bedenken of er antecedenten zijn bij uzelf of betrokkenen, bijvoorbeeld relevante veroordeling die verband houden met de aard van de aangevraagde vergunning. Tot slot is het belangrijk dat uw financiering transparant en goed te verantwoorden is.
Door deze risico’s vooraf te in kaart te brengen, kunt u zich gerichter voorbereiden op eventuele vragen vanuit de gemeente.
3. Wees transparant over uw financiering
De herkomst van uw financiële middelen is vaak één van de eerste zaken waarnaar wordt gekeken tijdens een Bibob-toets. Onduidelijke constructies of geldstromen die niet goed verklaard kunnen worden, kunnen snel tot twijfels leiden bij Bibob-onderzoekers.
Daarom is het belangrijk dat u duidelijk kunt uitleggen waar uw financiering vandaan komt en deze goed kunt onderbouwen. Als er twijfel ontstaat over de financieringsstructuur, kan dat leiden tot extra onderzoek of zelfs tot weigering van uw vergunning.
4. Let op met wie u samenwerkt
Bij een Bibob-toets kijkt de gemeente niet alleen naar u als aanvrager, maar ook naar de mensen achter uw bedrijf. Denk aan bestuurders en aandeelhouders. Een partner met een belast verleden kan risico’s met zich meebrengen en invloed hebben op de beoordeling van uw aanvraag.
Zorg er daarom voor dat u weet wie er allemaal bij uw onderneming betrokken zijn, zodat onverwachte problemen voorkomen kunnen worden.
5. Zorg voor volledige en duidelijke documentatie
Een veelvoorkomende oorzaak van vertraging in de Bibob-procedure is het te laat of onvolledig aanleveren van documenten. Gemeenten vragen bij een Bibob-onderzoek vaak om inzage in de juridische structuur van uw onderneming, bewijs van uw financiering en bestuursrechtelijke en strafrechtelijke antecedenten.
Het is daarom belangrijk om deze stukken op tijd te kunnen aanleveren. Incomplete bijlagen of vaag ingevulde formulieren leiden vaak tot een aanvullend onderzoek. Probeer ook het foutief invullen van het Bibob-formulier te voorkomen, want dit wordt automatisch als ‘valsheid in geschrifte’ aangemerkt.
6. Houd rekening met een langere proceduretijd
Een Bibob-onderzoek loopt meestal parallel aan het reguliere vergunningproces. Alleen als de gemeente advies vraagt aan het Landelijk Bureau Bibob (LBB), kan dit 12 weken of zelfs langer duren. In die situatie kan de gemeente de vergunning aanhouden, wat betekent dat er tijdelijk geen besluit wordt genomen totdat het advies van het LBB binnen is.
Houd er dus rekening, dat vooral bij complexe aanvragen, het traject langer kan gaan duren. Het kan ook voorkomen dat Bibob – bijvoorbeeld door personeelsgebrek bij de gemeente – pas later in het vergunningproces wordt opgestart. Maak er werk van om deze procedure vroegtijdig op te starten, zodat uw vergunning niet achteraan in de wachtrij aansluit.
7. Overweeg vroegtijdig contact met de Bibob-coördinator
Kijk of het mogelijk is, vooral als u een complexe aanvraag doet, om bij uw gemeente voor het indienen van de aanvraag in gesprek te gaan met een Bibob-coördinator. Door dit gesprek krijgt u meer duidelijkheid over de kans dat uw aanvraag wordt getoetst, welke redenen achter de toetsing zitten en welke documenten u precies moet aanleveren.
Dit vroegtijdige contact kan ervoor zorgen dat u beter bent voorbereid en voorkomt verrassingen tijdens het proces. Daarnaast krijgt de Bibob-coördinator zo ook alvast een beter beeld van uw vergunningsaanvraag.
Tot slot
Een Bibob-toets is en blijft een ingrijpend proces. Er wordt niet alleen gekeken naar uw onderneming, maar ook naar de financiering en betrokken zakelijke relaties. Tijdens de toets wordt van u verwacht dat u volledig transparant bent. Door u tijdig te verdiepen in het gemeentelijk beleid en kritisch naar uw eigen situatie te kijken, vergroot u de kans op een voorspelbaar en soepeler verloop.
Dit was het beroepsproduct (blog 3 van 3) van Roos Hoogveld, student HAN (4e jaars HBO rechten)
Als u hier meer over wilt weten, kunt u contact opnemen met stagebegeleider Caren Schipperus.
